Mitä ovat profiilit?
Ennen kuin perehdymme viestien käyttöoikeuksiin, on tärkeää ymmärtää, mitkä profiilit ovat CRM-järjestelmäsi yhteydessä. db dataksi määrittävät, mitä moduuleja käyttäjä voi käyttää ja mitä toimintoja hän voi suorittaa kyseisissä moduuleissa. Ne ovat välttämättömiä käyttäjien käyttöoikeuksien hallinnassa myyntiorganisaatiosi eri toiminta-alueilla.
Tässä on syvempi sukellus siihen, mitä profiilit sisältävät:
Moduulien käyttöoikeus : Profiilit sanelevat, mitä moduuleja (kuten liidi, yhteyshenkilö, tili, mahdollisuus, aktiviteetti, tarjous, viesti ja tunnisteet) käyttäjä voi käyttää.
CRUD-toiminnot : Jokaisen moduulin profiilit määrittävät, voiko käyttäjä luoda, lukea, päivittää tai poistaa tietueita.
Tuonti- ja vientioikeudet : Profiilit hallitsevat, voiko käyttäjä tuoda tietoja järjestelmään (tuonti) vai viedä ne pois Profiilin käyttöoikeuksien määrittäminen. Tämä on ratkaisevan tärkeää tietojen eheyden säilyttämiseksi ja luvattoman tiedonsiirron estämiseksi.
Erikoiskäyttöoikeudet : Joillakin moduuleilla on ainutlaatuiset käyttöoikeudet. Esimerkiksi viestimoduulissa on “Lue”- ja “Pois”-toiminnot, kun taas tarjousmoduuli mahdollistaa Luo-, Lue-, Päivitä- ja Poista-toiminnot.
Hierarkkinen rakenne : Profiilit ovat usein linjassa organisaatiosi rakenteen kanssa. Esimerkiksi myyntikehitysedustajalla Profiilin käyttöoikeuksien määrittäminen voi olla profiili, jonka avulla hän voi tarkastella ja muokata tiettyjä tietueita, mutta ei poistaa tai viedä niitä.
Luomalla profiileja huolellisesti voit varmistaa, että jokaisella tiimin jäsenellä on käytettävissään työkalut, joita he tarvitsevat työnsä tehokkaaseen suorittamiseen, samalla kun säilytät tietoturvan ja organisaatiorakenteen.
Viestimoduulin käyttöoikeuksien määrittämisen tärkeys
Asianmukaisten viestien käyttöoikeuksien hallinta profiilin käyttöoikeuksien avulla on ratkaisevan tärkeää useista syistä:
- Tietoturva : Se estää luvattoman pääsyn arkaluontoiseen asiakasviestintään.
- Tehokkuus : Käyttäjät näkevät vain asiaankuuluvat keskustelut, mikä vähentää tiedon ylikuormitusta.
- Vaatimustenmukaisuus : Se auttaa ylläpitämään tietosuojamääräysten noudattamista.
- Vastuullisuus : Selkeät käyttöoikeudet helpottavat sen, kuka on ollut vuorovaikutuksessa minkä tahansa keskustelun kanssa.
- Tiimirakenne : Se tukee organisaatiosi hierarkiaa ja työnkulkua varmistamalla, että esimiehillä on asianmukainen valvonta.
Viestin käyttöoikeudet – Määritelmä ja käyttötiedot
Ennen kuin sukeltaamme viestien käyttöoikeustyyppien yksityiskohtiin, ymmärrämme ensin viestimoduulissa käytettävissä olevat välilehdet.
Kaikki keskustelut: Tämän välilehden pitäisi näyttää kaikki keskustelut, jotka omistat tietueina, oli se sitten liidi tai yhteyshenkilön omistaja, mutta keskustelu on määritetty jollekin muulle. Se näyttää myös sinulle määritetyt keskustelut ja määrittämättömät keskustelut.
Määritä minulle: Tämä välilehti sisältää sinulle määritetyt keskustelut.
My Unassigned : Tämä välilehti sisältää kaikki määrittämättömät keskustelut, jotka on linkitetty omistamiisi tietueisiin Profiilin käyttöoikeuksien määrittäminen.
Arkisto: Tämä välilehti koostuu viesteistä, jotka olet arkistoinut. Missä he näkevät arkistoidut keskustelut.
Uudet viestit : Tämä välilehti sisältää kaikki uudet keskustelut, jotka saapuvat ensimmäistä kertaa.
Tarkastellaan nyt erityyppisiä viestilupia. Alla oleva taulukko tarjoaa selkeän yleiskuvan ymmärtämisen helpottamiseksi.
Huomautus : “Omat viestit” on vähimmäisvaatimus viestimoduulin käyttämiseen.
Vaiheet profiilin viestioikeuksien määrittämiseksi
Kirjaudu CRM-järjestelmääsi järjestelmänvalvojan tason käyttöoikeuksilla.
Siirry asetuksiin (vaihdelaatikon kuvake) oikeassa yläkulmassa.
Napsauta “Hallitse käyttäjiä” ja siirry “Profiilit” -kohtaan.
Näytöllä voit joko luoda uuden profiilin tai muokata olemassa olevaa profiilia. Luo uusi profiili napsauttamalla “Luo uusi”. Muokkaa olemassa olevaa profiilia napsauttamalla muokkauskuvaketta.
Ponnahdusikkunassa voit kätevästi määrittää viestien käyttöoikeudet ja tallentaa muutokset.
Kun käyttöoikeudet on määritetty, käyttäjä, jolla on kyseinen profiili, voi käyttää
Profiilin viestiluvat – UKK
1. Kuka voi ottaa käyttöön viestien suojausoikeudet?
Vain käyttäjät, joilla on järjestelmänvalvojatason käyttöoikeudet, voivat ottaa käyttöön ja muokata profiilien viestin suojausoikeuksia.
2. Jos liidi on määritetty käyttäjälle, mutta keskustelu on määritetty toiselle käyttäjälle, kuka voi nähdä keskustelun?
Molemmat käyttäjät onko plagiointi hyväksyttävää sisältömarkkinoinnissa? voivat nähdä keskustelun. Se näkyy johdon omistajan Kaikki keskustelut -välilehdellä ja keskustelun omistajan Minulle osoitettu -välilehdellä.
3. Mitä keskustelun käyttöoikeuksille tapahtuu, jos liidin omistaja vaihtuu?
Uusi liidin omistaja saa pääsyn keskusteluun, mutta myös keskustelun nykyinen omistaja säilyttää käyttöoikeudet.
4. Näytetäänkö uudet saapuvat viestit Profiilin käyttöoikeuksien määrittäminen -välilehdellä?
Uudet viestit näkyvät “Uusi viesti” -välilehdellä käyttäjille, joilla on tämä lupa. Jos viesti liittyy olemassa olevaan liidiin/kontaktiin, se näkyy liidin omistajan “Kaikki keskustelut”- ja “Unassigned”-välilehdillä.
6. Mitä keskusteluille tapahtuu, kun käyttäjä poistetaan käytöstä?
Kaikki käytöstä poistetulle käyttäjälle määritetyt keskustelut poistetaan. Pääomistaja, hänen pomonsa ja järjestelmänvalvojansa voivat käyttää ja siirtää näitä keskusteluja.
7. Voiko käyttäjä käyttää viestimoduulia ilman muita moduulin käyttöoikeuksia?
Kyllä, on mahdollista myöntää pääsy viestimoduuliin muista moduulin käyttöoikeuksista riippumatta. Tämä voi kuitenkin rajoittaa käyttäjän kykyä kohdistaa keskusteluja asiayhteyteen.
8. Mitä eroa on jiangsun matkapuhelinnumeroluettelo -viestien käyttöoikeuksilla?
“Minun” avulla käyttäjät voivat nähdä keskustelut, jotka heille on määrätty tai jotka he omistavat tietueen omistajana. “Kaikki viestit” antaa täyden pääsyn kaikkiin keskusteluihin, myös muille osoitettuihin keskusteluihin.
9. Jos käyttäjällä on “Uusi” käyttöoikeus, mutta ei Profiilin käyttöoikeuksien määrittäminen, mitä hän voi tehdä?
He voivat tarkastella uusia viestejä tuntemattomilta asiakkailta ja vastata niihin, mutta he eivät voi nähdä heille määritettyjä tai omistamiaan keskusteluja.
Yhteenvetona voidaan todeta, että viestien käyttöoikeuksien hallinta CRM-järjestelmässä on erittäin tärkeää tehokkaan viestinnän ylläpitämiseksi ja tietoturvan varmistamiseksi. Määrittelemällä ja jakamalla nämä käyttöoikeudet huolellisesti voit tarjota käyttäjille oikean tason käyttöoikeudet, joita he tarvitsevat voidakseen suorittaa tehtävänsä tehokkaasti, samalla kun suojaat arkaluontoisia asiakastietoja.
